Tekst Heleen Grimmius
Foto Kick Smeets
Het was lastig om een baan in haar vakgebied te vinden, veertien jaar geleden. Zodoende kwam de pas afgestudeerde jurist Paulette Amanupunnjo terecht bij de IND. Nog altijd werkt ze er met veel plezier: “Ik kan de regels niet veranderen, maar wel met de klant meedenken om een oplossing te vinden.”
Paulette kijkt op haar horloge en legt de informatiemapjes voor deelnemers nog eens netjes recht. Maar liefst 28 gasten van 14 verschillende organisaties staan op het punt de zaal te betreden voor de speciale voorlichtingsbijeenkomst van Team Zakelijk voor payrollbedrijven. Paulette: “Het is een bijzondere klantgroep die we graag op weg helpen. Voor de sessie van vandaag hebben we zelf de doelgroep actief benaderd. We merken in de praktijk dat payrollbedrijven niet altijd meer helder hebben wat hun plichten zijn als erkend referent, wat soms tot problemen leidt. Dat willen we natuurlijk zoveel mogelijk voorkomen, vandaar dat we in deze bijeenkomst nog eens helder ingaan op hoe de procedure werkt en wat er van hen verwacht wordt. Voorkomen is immers nog altijd beter dan genezen.”
Waarborgen van goede procedure
Het is een motto dat hoog in het vaandel staat bij Team Zakelijk van de IND. Veel zakelijke aanvragen worden ingediend door bedrijven die door de IND erkend zijn als referent. Voor erkende referenten verloopt de aanvraag procedure sneller en eenvoudiger, met controles vooral achteraf, in plaats van vooraf. “Inmiddels zijn er zo’n 8.000 erkend referenten in Nederland”, vertelt Paulette. “Bij Team Zakelijk zijn we niet alleen verantwoordelijk voor het beslissen op aanvragen voor erkenning en de handhaving daarop, ons werk bestaat voor een belangrijk deel uit het geven van voorlichting om een goede procedure te waarborgen. We geven voorlichting op ons kantoor in Den Haag, maar op verzoek ook op locatie.”
Laagdrempelig contact
Het team werkt met een accountstructuur, zodat ieder groot bedrijf zijn eigen accountmanager heeft. “Ik bezoek alle bedrijven in mijn portefeuille één keer per jaar”, legt Paulette uit. “Dan geef ik aan welke bijzonderheden er zijn in hun bedrijvendossier en geeft het bedrijf aan waar zij in de praktijk tegenaan lopen. Ik kan de regels natuurlijk niet veranderen, maar ik kan procedures soms wel versnellen. Met de klanten in mijn portefeuille heb ik een heel laagdrempelig contact, ik vind het belangrijk om met hen mee te denken en flexibel te zijn, daardoor bouw je ook echt een klantrelatie op die voordeel heeft voor beide partijen. Voor mij biedt het de kans om het beleid uit te leggen met iets meer achtergrondinformatie, om op die manier te laten zien dat we een open en transparante organisatie zijn. Dat wordt enorm gewaardeerd door onze klanten.”
Tweede thuis
De eerste gasten voor de bijeenkomst zijn inmiddels gearriveerd. Ze worden enthousiast begroet door Paulette en haar collega’s. Hier en daar worden handen geschud en ervaringen gedeeld. Eén van de genodigden vandaag is mr. Mandy Janzen-Westerburgen, advocaat en gespecialiseerd in arbeidsmigratie. “Ik ben zo vaak bij de IND, dat het bijna mijn tweede thuis is”, vertelt ze. “Ik heb regelmatig contact met medewerkers van Team Zakelijk. Omdat ik dit werk al jaren doe en de medewerkers van Team Zakelijk en ik elkaar kennen, zijn de lijntjes kort en is er gelukkig soms ook maatwerk mogelijk wanneer nodig. Team Zakelijk staat ook open voor advies en zelfs commentaar wanneer zaken juridisch niet blijken te kloppen. Dat waardeer ik.”
Compliment
Dat meer klanten er zo over denken, blijkt wel uit het feit dat zij allemaal graag zaken doen met Paulette. “Klanten willen altijd dat ik hun accountmanager blijf”, lacht ze. “Ook worden mij weleens banen aangeboden door bedrijven. Dat beschouw ik als een compliment dat ik mijn werk goed doe. Ik heb een prettig contact met de bedrijven in mijn portefeuille en hoop dat ik nog lang met ze mag samenwerken.”
