IND, Nuffic en scholen werken samen aan megaproject centrale uitreikdagen

Utrecht is wel wat gewend qua drukte bij de Jaarbeurs, maar op 2 september stond er wel een hele lange rij. De reden? Meer dan 6.000 internationale studenten, van buiten de EU, halen hun verblijfsdocument op. ‘Dit betekent elk jaar een piek aan aanvragen in de zomer,‘ vertelt Karin. ‘Eerder gingen onze medewerkers naar onderwijsinstellingen met veel internationale studenten om daar documenten uit te reiken en kwam een deel van de studenten naar onze loketlocaties,’ vertelt Karin. Maar er komen meer internationale studenten, en we hebben ook meer andere aanvragen. Daarom moesten we een slimme oplossing bedenken om deze grote groep studenten snel en goed van dienst te zijn, voor het studiejaar begint.’

Studenten tegelijk en snel helpen

Het plan: laat de studenten op twee zaterdagen in september allemaal tegelijk naar één locatie komen. ‘Op die manier voorkomen we extra drukte bij de IND-loketten’, vervolgt Karin. ‘Vorig jaar hebben we dat voor het eerst voor elkaar gekregen, op de hogeschool in Den Haag. Dit jaar hadden we meer tijd voor de voorbereiding. Daarom konden we een centrale locatie regelen, die voor veel studenten goed te bereizen is. Alleen studenten uit het uiterste noorden en zuiden van het land halen hun pasje in hun eigen regio op. En we hebben dit jaar ook beter rekening gehouden met de reisdata van studenten, op verzoek van de onderwijsinstellingen.’

De uitreikdagen zijn in het weekend, zodat de studenten hun colleges niet missen. Een ander voordeel: IND-collega’s van andere afdelingen kunnen nu bijspringen tijdens de uitreiking. Karin ziet veel enthousiasme bij haar collega’s: ‘Ze dragen graag hun steentje bij om ervoor te zorgen dat alle studenten op tijd hun verblijfsdocument hebben. Belangrijk, want zonder dit document kunnen studenten bijvoorbeeld geen zorgverzekering of bankrekening krijgen.’

Voorwerk door onderwijsinstellingen

Voor de uitreikdagen zelf is al veel werk verzet door de zogenoemde erkende referenten. Zoals Wageningen University & Research, waar Mariame bij de Student Immigration Office werkt. ‘Wij checken al voor een deel of studenten aan de voorwaarden voldoen en ook of ze nog biometrie moeten laten afnemen. We houden alles bij en geven dat door aan de IND, en we maken de planningen voor de uitreikingen. De IND is flexibel bij het zoeken naar oplossingen. We werden goed op de hoogte gehouden en konden altijd vragen stellen. Op de dag zelf waren we erbij, voor troubleshooting voor onze studenten. Eerlijk gezegd denk ik dat je studenten een nog warmer welkom geeft als je dit op je eigen onderwijsinstelling doet. Maar het was een bijzondere ervaring, zoveel studenten van allerlei nationaliteiten in de Jaarbeurs. En om samen bezig te zijn met één doel: studenten zo geruisloos mogelijk hun pasje te geven, zodat ze zich daarna kunnen concentreren op hun studie.’

Werken aan megaproject

Na het werk van de erkend referent toetst en besluit de IND of iemand ook echt naar Nederland kan komen. IND’ers werken in de periode vóór de centrale uitreikingen hard om de aanvragen te beoordelen, zodat de verblijfsvergunningen klaar liggen op de dagen zelf (zie kader). Ondertussen werkt een kleine projectgroep aan de logistiek en communicatie van de uitreikdagen. Een flinke maar dankbare klus, vindt Karin. ‘Als eerste moeten onderwijsinstellingen weten dat je dit weer gaat doen en waarom. Je moet daarna data plannen, een locatie regelen, medewerkers werven. Er komt heel veel  bij kijken, maar het is vooral heel leuk om deze bijzondere uitdaging samen aan te gaan. Als je dan ook een mooi resultaat kan neerzetten met blije studenten, dan is dat de moeite meer dan waard.’

Zachte landing voor studenten

Kumi Tempels, beleidsmedewerker bij Nuffic, zit ook in de projectgroep. Kumi: ‘Nuffic is de linking pin tussen onderwijsinstellingen en organisaties als de IND. Samen lossen we dingen op waar internationale studenten tegenaanlopen. Nuffic heeft de wettelijke taak om deze studenten, via Study in NL, te informeren over alles wat er bij hun studieverblijf hier komt kijken. Hoe mooi is het dan dat de IND je vraagt voor een evenement waar er 14.000 bij elkaar komen? We hebben een markt geregeld met info over bijvoorbeeld huisvesting en vervoer. Nieuwe studenten konden vragen stellen aan Student ambassadeurs van Study in NL. En we hebben een QR-code gemaakt voor een document met alles wat ze nodig hebben voor een zachte landing. Erg waardevol voor studenten, die met hun pasje meteen informatie krijgen. En voor ons, want studenten weten zo wie we zijn en wat ze aan ons hebben. Ik heb nog nooit zo’n groot event gezien waarbij bijna alles zo gesmeerd liep.’

Bijna alles, want terwijl binnen in de levendige Jaarbeurs zo’n 125 IND’ers de vergunningen dankzij al het voorwerk snel konden uitreiken, werden de rijen buiten op de eerste centrale uitreikdag in september wel vrij lang. Karin: ‘Er kan natuurlijk altijd iets misgaan. Studenten waren te vroeg of hadden zich vergist in hun afspraaktijd, waardoor er al rijen waren voordat we begonnen. Daar hebben we snel op ingespeeld, en weer veel van geleerd. Maar gelukkig,’ besluit Karin, ‘bleven de studenten rustig en wachtten ze geduldig op hun beurt. De sfeer op de uitreikdagen is sowieso goed. Ik ben trots op wat we hebben neergezet. Samen gaan we volledig voor een goede dienstverlening en zorgen we ervoor dat studenten allemaal op tijd hun vergunning hebben.’