Ketenbreed investeren in de voorkant van het asielproces

Wie bent u, waar komt u vandaan en waarom meldt u zich hier? Dat zijn de kernvragen die van belang zijn wanneer een vreemdeling asiel aanvraagt. De afgelopen jaren is door het programma Flexibilisering Asielketen gewerkt aan het verbeteren van het huidige identificatie- en registratieproces van asielzoekers. Dit heeft geleid tot nieuwe concepten die zijn ontwikkeld door medewerkers van de ketenorganisaties en in pilots zijn uitgeprobeerd. Het programma Flexibilisering Asielketen bereidt nu de stapsgewijze implementatie van het nieuwe I&R-proces voor. Op verzoek van staatssecretaris Broekers-Knol wordt een van de innovaties, de Regietafel, deze zomer al opgetuigd.

Informatie veilig stellen

In de kern blijven de handelingen in het I&R-proces gelijk. Wel is in de pilots een andere volgorde uitgeprobeerd. Een eerste innovatie is het zogenaamde Voorportaal: dat komt eerst in Ter Apel en later wellicht ook op willekeurige locaties van de Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM) in het land, waar de asielzoeker zich meldt voor asiel. De ervaring leert dat documenten die waardevol zijn voor de asielprocedure, vaak niet meer beschikbaar zijn als de vreemdeling op de ontvangstlocatie is. Dat wordt voorkomen door het eerste contact met de overheid goed te benutten. Nu krijgt de vreemdeling een treinkaartje met de instructie naar Ter Apel te reizen, zonder verdere registratie of screening. In het Voorportaal gebeurt dit wel. Zo doorzoekt AVIM de bagage van de vreemdeling en worden aangetroffen ID-documenten of -goederen en gegevensdragers veiliggesteld. Ook maakt AVIM een start met de identificatie van de vreemdeling en krijgt de vreemdeling een V-nummer. Zo is van iedere persoon die instroomt bij het Centraal orgaan Opvang Asielzoekers (COA) bekend wie hij is.

Gezamenlijke dossieropbouw

Een tweede innovatie binnen het project is de Frontoffice op de centrale ontvangstlocatie in Ter Apel en Budel. Dat is de plek waar AVIM onder andere een gehoor afneemt, een snelle controle doet op de gegevensdragers en de Koninklijke Marechaussee (KMar) de echtheid van de documenten onderzoekt. Het is ook de plek waar AVIM het dossier administratief verwerkt en de vreemdeling de asielaanvraag ondertekent. Door het werk slim te organiseren, wordt een goed dossier opgebouwd als beginpunt voor de Regietafel. Ook het COA en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) bouwen de eerste dagen na aanmelding mee: COA bekijkt of er bijzonderheden zijn die van belang zijn voor de opvang en de IND verzamelt in het aanmeldgehoor belangrijke informatie over de asielaanvraag. Met inbreng van meerdere partners ontstaat er vroegtijdig een volledig beeld van de vreemdeling en diens aanvraag.

Richting geven aan de Regietafel

De Regietafel is de derde innovatie binnen het vernieuwde I&R-proces. De Regietafel bestaat uit medewerkers uit de hele keten, van AVIM, KMar, COA en IND tot en met DT&V aan toe, die gezamenlijk toetsen of de identificatie en registratie op dossierniveau voldoende zijn afgerond en wat er eventueel nog moet gebeuren om het dossier te completeren en tijdig te kunnen afhandelen in de algemene asielprocedure. Ieders expertise wordt hierbij benut.
Aan de Regietafel wordt bovendien richting gegeven: gaat het om een aanvraag die meer of minder kansrijk is, is het een aanvraag die zich leent voor een bijzondere doelgroepaanpak? Dit gaat verder dan het huidige sporenbeleid, waarin een gezin uit Syrië in dezelfde ‘bak’ komt als iemand uit Armenië. Zo draagt de Regietafel met inbreng vanuit de hele keten eraan bij de beschikbare middelen en medewerkers in de algemene asielprocedure in te zetten waar die het meest doelmatig en effectief zijn. Eerder gebeurde dit met succes bij bijvoorbeeld de Taskforce Moldavië, als reactie op de grote instroom van Moldaviërs vorig jaar.
Belangrijk is ook dat de Regietafel verder kijkt dan de asielaanvraag alleen. De DT&V kan bijvoorbeeld aangeven of er zaken zijn die nu al geregeld kunnen worden om terugkeer te realiseren, met het oog op een mogelijke afwijzing. Of dat er reden is om vaart te maken met het behandelen van een aanvraag, omdat een asielzoeker een reisdocument heeft dat op korte termijn verloopt.
In het eerste deel van de pilot bleek de Regietafel met een goed ingespeeld team en een strakke organisatie gemiddeld slechts korte tijd per zaak nodig te hebben. In de tweede fase voerde de IND de doelgroepbeslissing van de Regietafel uit. De uitkomst van de pilot bevestigde dat het loont om in het begin extra aandacht te besteden aan identiteitsvaststelling, omdat twijfel hierover later significant meer werk oplevert. Het is dus belangrijk dat de afspraken over acties die bij de Regietafel worden gemaakt, ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Investering en randvoorwaarden

Bij de centrale ontvangstlocaties in Ter Apel en Budel wordt deze zomer al een Regietafel samengesteld. Bij DT&V hebben medewerkers zich al aan kunnen melden voor de Regietafels. Ook is een projectleider aangesteld om de invoering binnen de DT&V verder vorm te geven.
Ondertussen wordt de implementatie van het Voorportaal- en de Frontoffice-nieuwe stijl in Ter Apel en Budel voorbereid. Geleidelijk aan zullen er decentrale voorportalen komen op AVIM-locaties, om te beginnen in Amsterdam en Rotterdam. Ook zal de behandelfase bij de IND worden afgestemd op de veranderingen. De kernelementen van het model worden dus stap voor stap en gefaseerd geïmplementeerd.

Sneller naar een nieuwe toekomst

De pilots hebben aangetoond dat de nieuwe aanpak werkt, zonder dat daarvoor ingrijpende aanpassingen in systemen of inzet van medewerkers voor noodzakelijk waren. Wel is het zo dat werkprocessen die nu nog primair op de afzonderlijke organisaties zijn geënt, moeten worden omgevormd tot integrale keten-werkprocessen. Ook zijn er structureel kosten gemoeid met het inregelen van decentrale voorportalen en de Regietafel, al worden die naar verwachting ruimschoots gecompenseerd door de te realiseren besparingen.
De kern is dat ketenbreed sturen en investeren aan de voorkant van het proces tijdwinst oplevert. Dit resulteert in besparing op opvang en personeel. Voor de vreemdeling is een voordeel dat hij sneller weet waar hij aan toe is, en kan werken aan een nieuwe toekomst: in Nederland of in het land van terugkeer. Want uiteindelijk is dat waar het om gaat, en is de asielprocedure niet meer dan een tussenstation.

Meer weten?

Zie voor meer informatie het dossier op de site van de Rijksoverheid  of neem contact op met implementatiemanager Ton Boekhoudt.