Een jaar Regietafel

De Regietafels maken deel uit van de vernieuwde procedure voor de identificatie en registratie van asielzoekers (het I&R-proces). Het is een van de ingezette wijzigingen die past binnen de gewenste kaders voor het verbeteren van de asielsamenwerking, zoals geschetst in het rapport van EY dat afgelopen voorjaar verscheen. Op dit moment neemt een team van ketenpartners zes dagen per week de asielaanvragen van nieuw binnengekomen asielzoekers door. Zij toetsen gezamenlijk of de identificatie en registratie op dossierniveau voldoende zijn afgerond en wat er eventueel nog moet gebeuren om het dossier te completeren en tijdig te kunnen afhandelen in de algemene asielprocedure. Ook geven de Regietafels een planadvies aan de IND, rekening houdend met bijvoorbeeld de vereiste expertise of het behandelen van asielaanvragen van familieleden, zodat de IND efficiënter kan werken.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst:

Karen de Lange: “De grootste winst van de Regietafel is dat zaken zo compleet mogelijk de algemene asielprocedure ingaan. We kijken bijvoorbeeld of bij niet-gedocumenteerde minderjarigen de leeftijdsbepaling goed is gegaan, of er bepaalde onderzoeken opgestart/afgewacht moeten worden en of er specifieke adviezen gegeven moeten worden voor het inplannen van de procedure. Ook kunnen we op basis van het dossier aandachtspunten meegeven aan de gehoren van de IND. Dat kan zending naar de verlengde asielprocedure voorkomen omdat iets nog niet duidelijk is. Wat ik ook heel mooi vind, is dat we door de Regietafel veel zicht krijgen op de instroom. Omdat alle zaken langs komen bij een groep dezelfde medewerkers, vallen trends veel eerder op. Zo nodig kun je ‘dedicated teams’ zetten op bepaalde doelgroepen.
De samenwerking zoals we die hadden beoogd, is er nu. Als ketenpartners weten we nu beter wat er voor en na ons eigen stuk gebeurt in de keten en wat de consequenties zijn van ons handelen. Daar houd je rekening mee.”

De Dienst Terugkeer en Vertrek:

Arnold Molier, o.a. voorzitter van de Regietafel in Budel: “Op dit moment is het zo dat meer dan de helft van de binnenkomende vreemdelingen een grote kans heeft asiel te krijgen. Die vreemdelingen krijgen hoogstwaarschijnlijk niet te maken met DT&V. Maar je weet nooit zeker welke zaken ingewilligd worden, en het kan ook heel anders uitpakken dan je in eerste instantie denkt. Daarom is het belangrijk dat alle ketenpartners zich ervan bewust zijn welke informatie relevant kan zijn. De Regietafel geeft ons de mogelijkheid dit al bij het begin van de asielprocedure aan te geven. We kunnen de IND bijvoorbeeld adviseren gerichte vragen te stellen die ons kunnen helpen later met succes een vervangend reisdocument aan te vragen. Andersom komt het ook voor dat een vreemdeling al in de caseload van de DT&V heeft gezeten. Dan kunnen wij ketenpartners ook informatie geven die zij kunnen gebruiken.”

De Koninklijke Marechaussee:

Niels Dolstra, mede namens zijn collega Jack Hoeberichts: “Wij leveren documenten aan voor de Regietafel. Mochten er vragen zijn, dan kan er een beroep worden gedaan op de medewerkers van de KMar Brigade Vreemdelingenzaken Schiphol afdeling Asiel/Artikel 4. Zij hebben inzage in al onze  dossiers, ook die van asielzoekers die de KMar tegenkomt aan de buitengrenzen en tijdens het mobiel toezicht aan de binnengrenzen. Wij zitten als KMar vooraan in het proces, en daarmee is het voordeel van de Regietafel voor ons als organisatie niet direct zichtbaar in ons operationele proces. Maar natuurlijk zijn er ook vreemdelingen die we later in het proces weer tegen kunnen komen. De winst van de Regietafel voor ons zit ‘m in de verbinding met de ketenpartners. Het is gemakkelijker geworden om contact met elkaar op te nemen, ook buiten de Regietafel om.”

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers:

Stefan Langenberg, medewerker bewonerslogistiek en een van de voorzitters van de Regietafel in Ter Apel: “Voor het COA is het winstpunt dat we bij de plaatsing van een vreemdeling rekening kunnen houden met de extra informatie uit het aanmeldgehoor. Zo mogelijk kunnen we dan bij de plaatsing van de vreemdeling rekening houden met bijvoorbeeld de locatie van familieleden. Nu fase 2 gaat starten, gaan we zien of de planadviezen ook impact hebben op de duur van de opvang. Wat een aandachtspunt is, is de personele bezetting. De Regietafel vraagt een flinke investering in tijd en menskracht, terwijl niet alle zaken die besproken worden voor alle partijen even interessant zijn. Dat we online zijn gaan vergaderen, maakt het overigens wel gemakkelijker om de personele bezetting rond te krijgen, want dan kan een collega van Budel als het moet invallen in Ter Apel. Een uitdaging is ook de beschikbaarheid van plekken voor een bepaalde doelgroep. We hebben bijvoorbeeld een pilot gehad voor alleenstaande minderjarige vreemdelingen die terugkwamen na met onbekende bestemming te zijn vertrokken. Het is de IND gelukt hun asielaanvragen versneld in te plannen voor behandeling, maar ze konden niet op één locatie worden geplaatst. Zo lang de capaciteit bij het COA en de IND onder druk staat, zal dat moeilijk blijven. Tegelijkertijd zijn er genoeg punten die we het afgelopen jaar hebben kunnen oplossen. Iedereen is goed op elkaar ingespeeld en weet precies welke informatie wordt verwacht. En ook buiten de Regietafel om is de ketensamenwerking verbeterd.”

Politie (AVIM):

Connie Smits, vanaf het begin betrokken bij de Regietafel in Budel: “De deelname aan de Regietafel drukt op onze bezetting, maar daar staat tegenover dat we meer inzicht hebben in het belang van de kwaliteit van gegevens. Ook kunnen we sneller schakelen, bijvoorbeeld als een vreemdeling iets op zijn kerfstok heeft. Natuurlijk is het zo dat de belangen van de partijen verschillen. Dat schuurt soms. Denk aan zaken waarbij druk op de politie wordt uitgeoefend, maar de partij verderop in de keten de afhandeling niet aankan. Tegelijkertijd hebben we meer inzicht in en begrip voor elkaars beperkingen gekregen. Daardoor is het gemakkelijker om naar elkaar toe te bewegen. Uiteindelijk hebben we met elkaar veel voordeel van de Regietafel. Afgelopen jaar hebben we verschillende hindernissen overwonnen. Zo communiceren de systemen van de Politie en IND niet met elkaar. Mede daardoor vulden we aanvankelijk handmatig lijsten in met gegevens van beide partijen voor de Regietafel. Inmiddels wordt die lijst automatisch gegenereerd en hoeven we die alleen maar na te kijken. Een uitdaging is ook de hoge instroom die we sinds juni hebben. Al snel bleek het ondoenlijk om alle zaken inhoudelijk te bespreken. In overleg hebben we elkaar gevonden in het maken van de keuze welke zaken voor ons als keten het meest belangrijk zijn om te bespreken. Voor de toekomst hoop ik dat op basis van onze bevindingen wet- en regelgeving wordt aangepast, waardoor sneller beslist kan worden op veiligelanders of Dublinclaimanten. Denk aan Dublinclaimanten die met opzet onder de radar verdwijnen om de uiterste overdrachtsdatum te laten verstrijken, en vervolgens de dag erna weer in Ter Apel staan. Door de hoge instroom knelt dat nog eens extra.”